Транспортная накладная в 2026 году: ЭТрН, кто оформляет и что изменилось с 1 сентября

Транспортная накладная (ТрН) — главный перевозочный документ: она подтверждает заключение договора перевозки, сопровождает груз в пути и фиксирует, кто, когда и в каком состоянии его передал и принял. В 2026 году с ней произошло главное изменение за последние годы — она стала электронной.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

По поправкам, внесённым Федеральным законом № 140-ФЗ, с 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы обязательны для участников коммерческих грузоперевозок. На практике это означает:

• транспортная накладная оформляется как электронный документ — ЭТрН;
• документ подписывается квалифицированной электронной подписью и передаётся через оператора ЭДО в ГИС ЭПД — государственную систему электронных перевозочных документов;
• бумажная накладная допускается только в случаях, перечисленных в исключениях.

Раньше форма транспортной накладной была утверждена приложением № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства № 2200). Эти правила применялись до 1 сентября 2026 года; для новых перевозок ориентируйтесь на электронный формат и действующие акты Минтранса.

Кто участвует и что подписывает

ЭТрН состоит из титулов — частей, которые заполняют разные участники перевозки. Каждый подписывает только свою часть:

Если груз перевозится между своими складами, компания заполняет и раздел грузоотправителя, и раздел грузополучателя.

Как устроен обмен

1. Грузоотправитель формирует ЭТрН в своей учётной системе или сервисе оператора ЭДО и подписывает КЭП.
2. Оператор передаёт документ в ГИС ЭПД и уведомляет перевозчика и получателя.
3. Перевозчик и водитель подписывают свои титулы при приёме груза; получатель — при выгрузке.
4. ГИС ЭПД фиксирует завершение перевозки — эти данные доступны налоговым органам.

Работать с ЭТрН можно через операторов из реестра Минтранса — среди них СберБизнес, «Контур.Диадок», СБИС и «Такском».

Когда допускается бумага

Бумажная транспортная накладная остаётся в ограниченном перечне случаев, среди них:

• технический сбой, в том числе в населённых пунктах из утверждённого правительством перечня;
• грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо;
• перевозки грузов военного и специального назначения;
• перевозка личных вещей граждан, не связанная с предпринимательством;
• перевозка драгоценных металлов и камней;
• доставка иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС и некоторые перевозки с участием иностранных компаний.

Точный перечень и порядок проверяйте в актуальных приказах Минтранса.

Транспортная накладная и ТТН — не одно и то же

Транспортная накладная — перевозочный документ по договору перевозки. Она нужна перевозчику и водителю в пути.

ТТН (форма 1-Т) — документ учёта движения товарно-материальных ценностей между компаниями. Её используют бухгалтерия продавца и покупателя.

Путаница возникает потому, что обе формы содержат сведения о грузе. Но заменить одну другой нельзя: перевозчику нужна именно транспортная накладная.

Что сделать перевозчику

1. Получите квалифицированную электронную подпись для руководителя или уполномоченного сотрудника.
2. Подключитесь к оператору ЭДО из реестра Минтранса и проверьте, что он работает с ГИС ЭПД.
3. Решите, как водитель будет подписывать свой титул — через мобильное приложение оператора или иным способом.
4. Согласуйте с постоянными заказчиками, через какого оператора и в каком порядке вы обмениваетесь документами.
5. Пропишите в договоре-заявке, кто отвечает за создание ЭТрН и в какие сроки подписываются титулы.

Правила работы с электронными документами продолжают уточняться: следите за разъяснениями Минтранса и своего оператора ЭДО.