Договор-заявка на перевозку: обязательные пункты и образец

Заказчик пишет в мессенджер: «Нужна машина на завтра, Москва — Краснодар, 20 тонн, ставка такая-то». Перевозчик соглашается, машина выходит на погрузку — и только потом выясняется, что грузят с 14:00, а не с 8:00, оплата через 45 банковских дней, а сутки ожидания никто оплачивать не собирается. Чтобы такие подробности не всплывали на трассе, их фиксируют в договоре-заявке.

Что такое договор-заявка

Договор-заявка — это договор перевозки на один рейс, оформленный одним коротким документом. Отдельного понятия «договор-заявка» в законе нет. Есть общие правила главы 40 Гражданского кодекса о перевозке и Устав автомобильного транспорта (закон № 259-ФЗ).

По статье 8 Устава договор перевозки может заключаться двумя способами:

• принятием перевозчиком к исполнению заказа грузоотправителя — так работают разовые договоры-заявки;
• принятием заявки, если между сторонами уже есть договор об организации перевозок — рамочный документ с общими условиями, к которому на каждый рейс оформляют короткую заявку.

С постоянным клиентом удобнее второй вариант: ответственность, порядок оплаты и простой согласуют один раз в рамочном договоре, а в заявке остаются только маршрут, даты, груз и ставка. С новым или разовым заказчиком — полноценный договор-заявка со всеми условиями.

Обязательные пункты договора-заявки

Если какого-то пункта нет, спор в случае проблемы будут решать по общим нормам Устава — и не всегда в пользу перевозчика. Минимальный набор:

Стороны

Полные наименования заказчика и перевозчика, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, юридические адреса, контакты ответственных лиц. Если заказчик — экспедитор, а не владелец груза, это тоже стоит указать: от этого зависит, к кому предъявлять претензии.

Груз

• наименование груза;
• вес брутто и объём;
• количество мест и вид упаковки (паллеты, коробки, навалом);
• особые условия: температурный режим, опасный груз, хрупкость, штабелирование;
• объявленная стоимость, если груз сдаётся с объявленной ценностью.

Неточный вес — частая причина проблем на весогабаритном контроле. Если заказчик пишет «до 20 т», а на деле грузит 21, штраф за перегруз придёт перевозчику. Подробнее — в статье о весогабаритном контроле.

Маршрут, даты и время

• точные адреса погрузки и выгрузки;
• дата и время подачи машины под погрузку — с часовым поясом, если рейс между регионами;
• дата и время доставки;
• контакты на местах погрузки и выгрузки.

Транспорт и водитель

Тип кузова, грузоподъёмность и объём, марка и госномер тягача и полуприцепа, ФИО водителя, данные паспорта и водительского удостоверения. Эти данные понадобятся для пропуска на склад и для транспортной накладной.

Ставка и оплата

• сумма за рейс;
• с НДС или без, и по какой ставке — с 2026 года это особенно важно: 22%, 5%, 7% или без НДС;
• срок оплаты и от какого события он считается — от выгрузки, от получения оригиналов документов, от подписания ЭТрН;
• что входит в ставку: платные дороги, погрузка силами водителя, дополнительные точки.

Прежде чем согласиться на ставку, сравните её с безубыточной ценой рейса — подробно в статье «Ставки на грузоперевозки».

Простой и штрафы

Здесь чаще всего возникают споры. Если стороны ничего не прописали, действуют нормы Устава автомобильного транспорта:

На практике в заявке обычно указывают своё: бесплатное время на погрузке и выгрузке (например, 24 часа), ставку простоя за каждые следующие сутки и размер штрафа за срыв погрузки. Главное — чтобы эти цифры были симметричными: если перевозчик платит за неподачу машины, заказчик платит за неготовый груз.

Документы

Какие документы оформляются на рейс: транспортная накладная (с 1 сентября 2026 года во многих случаях только электронная — ЭТрН), товарная накладная, сертификаты, ветеринарные документы. И что перевозчик должен вернуть заказчику для оплаты — оригиналы или подписанную ЭТрН. Подробно — в статье «Транспортная накладная в 2026 году».

Ответственность за груз

По статье 34 Устава перевозчик возмещает стоимость утраченного или недостающего груза, а при повреждении — сумму, на которую понизилась его стоимость. Для груза с объявленной ценностью расчёт ведут от неё. Если у вас есть страховка ответственности перевозчика, укажите её лимит, — заказчики с дорогим грузом часто об этом спрашивают.

Как подписывать

Договор-заявку можно подписать на бумаге, обменяться сканами по электронной почте или подписать электронной подписью через систему документооборота или грузовую биржу. Сканы — самый распространённый и самый слабый вариант: в споре придётся доказывать, что скан отправил уполномоченный человек. Поэтому в самом договоре-заявке стоит прямо написать, что стороны признают документы, полученные по электронной почте с указанных адресов.

Образец договора-заявки

Мы подготовили шаблон со всеми пунктами из этой статьи — его можно открыть в Word или LibreOffice и заполнить под свой рейс:

Скачать образец договора-заявки (RTF)

Шаблон — отправная точка, а не юридическая консультация. Для постоянной работы с крупным заказчиком лучше заключить рамочный договор об организации перевозок и согласовать его с юристом.

Чек-лист перед подписанием

1. Совпадают ли вес и объём груза с возможностями машины и нормами осевых нагрузок?
2. Указаны ли время подачи и часовой пояс?
3. Прописан ли срок оплаты и с какого момента он считается?
4. Есть ли бесплатное время на точках и ставка простоя?
5. Симметричны ли штрафы для перевозчика и заказчика?
6. Понятно ли, какие документы нужны для оплаты?
7. Ставка выше безубыточной цены рейса в калькуляторе?